3.1. SOFTWARE PARA GESTIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

3.1.1. DEFINICIÓN.

GESTIÓN RECURSOS MATERIALES

Estos resultan fundamentales para el éxito o fracaso de una gestión administrativa, lo básico en su administración es lograr el equilibrio en su utilización. Tan negativo es para la empresa en su escasez como su abundancia. Cualquiera de las dos situaciones resulta anti económica; de ahí que la administración de recursos materiales haya cobrado tanta importancia actualmente. La administración de recursos materiales consiste en: Obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.

RECURSOS MATERIALES

• Edificio
• Espacios de trabajo
• Hardware y software
• Mobiliario, etc.

GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

La administración de recursos financieros supone un control presupuestal y significa llevar a cabo toda la función de tesorería (ingresos y egresos). Es decir, todas las salidas o entradas de efectivo deben estar previamente controladas por el presupuesto. Para estar en condiciones de evitar fallas y de aplicar correcciones oportunamente, corresponde al área financiera realizar los registros contables necesarios. Estos registros contables deben corresponder al presupuesto efectuándose por unidad organizacional.

GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES

La administración financiera consiste en: Obtener oportunamente y en las mejores condiciones de costo, recursos financieros para cada unidad orgánica de la empresa que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas, se eleve la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o servicios. 

Funciones:

1. Proponer la política y lineamientos para la Administración de recursos materiales y cumplir con las Normas establecidas por la Alta Dirección del Ministerio de Educación y a lo dispuesto por la Oficina de Administración.

2. Desarrollar las actividades y los procesos técnicos del Sistema de Abastecimiento.

3. Elaborar el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de la Unidad Ejecutora a cargo de la Unidad de Administración.

4. Realizar los inventarios físicos de los activos y bienes de almacén por lo menos una vez al año.

5. Efectuar depreciaciones y reevaluaciones de los activos del Ministerio de Educación.

6. Efectuar un eficiente y oportuno servicio de transporte, servicios auxiliares, mantenimiento de las instalaciones y equipos.

3.1.2. APLICACIÓN (POR EJEMPLO: MICROSOFT PROJECT, ASPEL COI, ASPEL SAE, ETC.).

MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project (o MSP): es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Es muy útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos para el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

Microsoft Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la información con todos los usuarios.

Aspel COI

Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización, así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas (IETU, IVA, ISR y DIOT). Calcula la depreciación de los activos fijos. Mantiene interfaces con los demás sistemas Aspel e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa

Beneficios; Mantener la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable, permite a las empresas mantener su contabilidad al día y a la vanguardia tecnológica ya que la nueva versión 6 del sistema líder en México, incluye el manejo de comprobantes fiscales digitales, nuevas herramientas que permiten la máxima explotación de la información de forma muy sencilla y la rápida generación de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (IVA). A nivel gubernamental se ha estandarizado como sistema de contabilidad presupuestal municipal, dando servicios a cientos de municipios en el país. Conocer en cualquier momento la situación financiera de tu empresa, departamentos, centros de costos o proyectos, por medio de las diferentes consultas y reportes que el sistema ofrece automáticamente como el Balance General, Estado de Resultados, entre otros.

Incluye un catálogo de RFC’s con los datos fiscales de los proveedores. 

•Permite asociar a cada operación, el RFC del proveedor relacionado. 

•Por cada pago, se calcula e identifica el IVA relacionado por tasa de impuesto. 

•Con un solo clic se genera la Bitácora recomendada por el SAT con el desglose de los pagos por RFC y el IVA relacionado. 

•El sistema genera el archivo con la estructura requerida por el SAT para realizar la cargabatch de la Declaración. 

•Exporta a Microsoft Excel® la información de la Declaración para que ésta sea modificada. 

•Instala un icono en la barra de herramientas de Microsoft 

Aspel SAE

Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Permite conectar de manera remota las sucursales de la empresa. Ofrece reportes, estadísticas, gráficas y consultas de alto nivel que colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales. 

Al integrar Aspel-SAE en tu administración obtienes inmediatamente un mejor control sobre tu negocio y una significativa reducción en el tiempo invertido, pues la automatización de tus procesos optimizan la aplicación de los recursos humanos y tecnológicos, facilitándote la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento.

También tiempo de entrega y costo de producto ya que se puede indicar por proveedor el tiempo de entrega por día y el precio de compra de los productos. Los precios de compra se actualizan automáticamente al registrar las compras de los productos. Captura los movimientos al inventario por archivo, se registrar al inventario como compras, devoluciones de venta, cancelación de facturas, ajustes, ventas, devoluciones de compras, perdidas, cancelación de ventas, este método se recomienda utilizar cuando hay una gran cantidad de movimientos al inventario que registrar.

Básicamente este sistema tiene la función de administrar los clientes y cuentas por cobrar, inventarios, facturación, comprobantes digitales fiscales, proveedores y compras, consultas, reportes y estadísticas.